سیستم مدیریت سفارشات خرید و صورتحسابها

بسیاری از سازمانهای بزرگ تجاری یک سیستم ERP مانند Oracle، SAP، IFS و… را برای امور مالی و دارایی خود برگزیدند.  این سیستمهای ERP به خوبی و به طور خودکار روند پیش نیازهای خرید (Purchase Requisition) ، سفارش خرید (Purchase Order)، رسید (Receipt) و پرداخت (Payment) را انجام می دهند.

زمانی که سازمان فقط از ERP برای کارهای مالی استفاده میکند یکسری خلاأ هایی احساس می شود ازجمله:

  • بسته به نوع پرداخت، روند تصویب ممکن است متفاوت باشد. بعنوان مثال پروسه تایید ممکن است برای هر نوع پرداخت برای شرکتهای مختلف متفاوت باشد.
  • فرآیند PR  به PO و رسید به گواهی پرداخت در سیستم ERP انجام می پذیرد ولی فرآیند رسید پرداخت و گواهی آن به افراد تیم مالی خارج از سیستم با انجام میرسد و در بهترین حالت توسط کپی انواع مستندات انجام میپذیرد.
  • روند حرکت فیزیکی صورتحساب وقت گیر و مستعد خطاست و ممکن است گاهی اوقات افراد نیز میتوانند به طور عمد وقفه در این فرآید ایجاد کنند.
  • تاخیر در پرداخت میتواند بر روی عملکرد پیمانکاران و همچنین در اجرای پروژه نیز تاثیر داشته باشد.

برای پر کردن خلاء های بین سیستم ERP و روند پرداخت سیستم Invoice Tracking با قابلیتهای زیر ارائه می گردد:

  • روال تایید شدن درخواستهای PO و PR بر اساس آغاز کننده فرآیند قابل تغییر است و میتوان افراد تایید کننده را کم و زیاد نمود.
  • از جابجا شدن و گم شدن اسناد صورتحسابها و رسیدها جلو گیری خواهد شد.
  • می توان روالهای مختلفی را برای پرداخت ها به انواع شرکتها تعریف نمود.
  • تمامی مراحل از PO تا پرداخت  قابل پیگیری، گزارشگیری، اعلان پذیری و حتی اگر کم کاری وجود داشته باشد قابل ارجاع به مقام بالاتر می باشد.
  • قابلیت اتصال به سیستم موجود ERP برای دریافت اطلاعات مربوط به PO  و پرداختها همچنین همگام سازی بین دو سیستم.

مزایا:

  • مشاهده و گزارش گیری وضعیت صورتحسابها در لحظه
  • یادآوریها و اعلانهای متعدد در سیستم باعث میشود که تاخیر ها در صدور صورتحساب به حد اقل برسد.
  • کاهش خطاها در اعتبار سنجی اسناد
  • پوشش کاستیهای ERP
  • اطمینان از پرداخت به موقع در ایجاد روابطی محکم و انگیزه بالاتر در انجام پروژه