سیستم یکپارچه مدیریت اسناد و آرشیو شرکت پارس تصمیم امکانات لازم جهت ورود، مدیریت، پردازش، ذخیره سازی و به روزرسانی اسناد سازمانها و شرکتهای بزرگ را در بر دارد. ابزار قدرتمند این سیستم اجازه ورود اطلاعات در حجم وسیع و در فرمت های گوناگون را در اختیار سازمانهای نیازمند سیستم مدیریت اسناد قرار می دهد. این سیستم به سادگی با اسکنرهای پیشرفته موجود در بازار یکپارچه شده و امکان اتصال به انواع Mail Server ها و Fax Server ها و پرتالها جهت دریافت اسناد را فراهم می آورد. سیستم مدیریت اسناد شرکت پارس تصمیم به صورت پیش فرض تمامی امکانات لازم جهت آرشیو اطلاعات بر روی تجهیزات SAN,NAS و نیز (Optical Storage (UDO/UDO2 را در اختیار کاربران قرار می دهد.
از مهمترین امکانات این سیستم یکپارچه بودن آن با سیستم جذب اسناد فیزیکی می باشد. معمولا اسناد فیزیکی از طریق کانالهایMass Scanner،Fax و Mail وارد سیستم می شوند. این سیستم امکان اتصال به اکثر اسکنرهای با حجم بالا را داراست و در صورت نیاز قادر به استخراج اطلاعات متنی از طریق OCR داخلی خود و یا دسته بندی اسناد از طریق خواندن بارکد می باشد.
سیستم شامل ماژولهایی برای دسترسی به Mail Server های مختلف بوده و به صورت اتوماتیک یا بر اساس قوانین قابل تعریف، می تواند اطلاعات Mail دریافتی شامل: فرستند، تاریخ ارسال، موضوع نامه و نیز ضمائم را وارد سیستم نموده و فرآیند از پیش تعریف شده ای را اجرا نماید. قابلیت اتصال و کار با سرور مدیریت فاکس نیز از سایر امکانات این سیستم می باشد که به صورت اتوماتیک امکان دریافت و ارسال فکس را به کاربران سیستم می دهد. سرور مدیریت فاکس قابل پیکرده بندی بوده و می تواند به صورت همزمان ۳۰ تا ۱۰۰۰کانال فکس را پشتیبانی نماید.
موارد ذکر شده در فوق، بیشتر در مورد اسناد فیزیکی کاربرد دارند. سیستم مدیریت اسناد و آرشیو شرکت پارس تصمیم علاوه بر پشتیبانی موارد فوق الذکر، امکان دریافت کلیه اسناد و فرمهای الکترونیکی از طرق مختلف را نیز داراست. مواردی که سیستم به صورت پیش فرض در این مورد پشتیبانی می نماید عبارتند از :
- امکان بارگزاری اسناد الکترونیکی از طریق پورتال وب و فرم های تعریف شده توسط کاربر(e-Service).
- اتصال با نرم افزار Microsoft Sharepoint و سایر پرتالها جهت بارگزاری فایلهای الکترونیکی.
- ورود اطلاعات از طریق Adobe eForms ،Microsoft InfoPath و نیز XML.
- یکپارچگی با Microsfot Office برای دریافت فایلها از درون برنامه های Word ، Excel.
ابزار ذکر شده در فوق برای گرفتن اطلاعات به صورت On-Line مورد استفاده قرار می گیرند. علاوه با موارد ذکر شده، سیستم قابلیت ورود اسناد به صورت خوشه ای از شبکه و نیز اسناد آرشیوی از CD/DVD و یا TAPE را نیز داراست. تعریف قوانین در مرحله ورود اطلاعات به سیستم امکان می دهد تا اسناد دریافتی را به سادگی به کانالهای خاص هدایت نموده و در صورت نیاز فرآیند کاری تعریف شده برای اسناد را به صورت کاملا اتوماتیک به جریان بیاندازد.
مدیریت اسناد و فرآیند پردازش آنها
این سیستم شامل ابزار قوی جهت دسته بندی اسناد، امکان تعریف اطلاعات توصیفی و نیز ابزار گزارش گیری پویا می باشد. بسیاری از نیازهای کاربران به صورت از پیش تعریف شده در سیستم گنجانده شده است و دسترسی کاربران به اسناد از طریق تعریف قوانین داخلی و یا یکپارچه سازی با نقش سازمانی تعریف شده در Microsoft Active Directory و یا هر LDAP سرور دیگری امکان پذیر می باشد.
یکی از نکات مهمی که در زمینه مدیریت اسناد در این سیستم مورد توجه قرار گرفته است، پرونده الکترونیکی می باشد. پرونده الکترونیکی مجموعه از اطلاعات و اسناد مختلف می باشد که با توجه به نیاز کاربر و مدل سازی سیستم تعریف می شود. پرونده الکترونیکی اطلاعات گسسته که مربوط به یک کار خاص، یک فرد خاص و یا یک فرآیند خاص می باشد را به صورت منطقی گرد هم آورده و نمای یکپارچه ای از این اطلاعات را در اختیار کاربر قرار می دهد. نمونه های از پرونده الکترونیکی می تواند شامل پرونده پرسنلی، سرویس خاص به شهروند یا مشتری، درخواست وام، درخواست خسارت، پرونده مالیاتی، قرارداد ، پروژه و یا دوره های مالی یک شرکت باشد.
یک پرونده الکترونیکی می تواند به گونه ای طراحی شود که اطلاعات مربوطه را از سایر سیستم های مجموعه (External Systems) استخراج نموده و کاربر را از مراجعات متعدد برای بازیابی اطلاعات از سیستمهای مختلف بی نیاز سازد.