امروزه سازمانها نسبت به گذشته، آگاهی بیشتری نسبت به فرآیندهای کاری خود دارا میباشند. در همین زمینه، بسیاری از این سازمانها پروژههایی فعال درجهت بهینه سازی فرآیندهای کاری خود دارند. در این مسیر اغلب، برای بهبود مدیریت فرآیندها و بهینه سازی، از تکنولوژی کمک گرفته می شود.
نیاز به مدیریت بهتر فرآیندها، موضوعی است که تمامی سازمان ها آن را با عنوان نمودن تعدادی از نیازهای مشترک بیان می کنند. این نیازها را می توان در سرفصل های زیر خلاصه کرد:
۱٫ روش بهتر برای رسیدن به اهداف سازمانی
۲٫ داشتن چشم اندازی کامل نسبت به فرآیندهای سازمانی و توانائی تنظیم فعالیته ای پشتیبانی برای پیشبرد فرآیندها
۳٫ چابکتر سازی سازمان در هنگام تغییر فرآیندهای سازمانی در جهت واکنش به تغییرات بیرونی
۴٫ پیش بینی تاثیرات تغییرات بر فرآیندهای سازمانی
در این نقطه، بسیاری سازمان ها ممکن است که از نرم افزارهای هوشمندی سازمانی (Business Intelligence ) جهت حل مشکلات فرآیندها بهره گیرند. به هرحال، یک مشتری سریعاً در می یابد که BI سنتی، برای گزارش دهی روی داده ها (مانند درخواست های خرید، فاکتورها و …) مناسب بوده و به درد فرآیندها (سیکل زمانی فرآیند، زمان های انتظار، زمان های کاری، منابع و هزینه های فرآیند و …) نمی خورد. سیستم های BI برای ارائه گزارشات اطلاعات سوابق فعالیت های سازمان با کمترین نیاز به اطلاعات بلادرنگ طراحی گردیده اند و اساساً از قابلیت های پیش بینی مشکلات سازمانی محروم می باشند. علاوه بر این، BI ها مبتنی بر پروژه ها هستند و تلاش قابل توجهی جهت طراحی ساختارهای اطلاعاتی (Data Warehouse ) مورد نیاز برای گزارش ها و داشبوردهای سازمان دارند.