مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) و گردش کار (Workflow) هر دو به سازمان و سیستم نگاهی فرآیندگرا دارند. اگر بخواهیم جزئی تر به موضوع نگاه کنیم، فرآیند کسب و کار معین می کند که چه کاری باید انجام شود و یک گردش کار چگونگی دستیابی به یک نتیجه خاص را تعریف می کند و به جزئیات همه گام ها و فعالیت های فرآیند میپردازد. بنابراین می توان یک فرآیند کسب و کار را به گام های کوچکتر به هم مرتبط شکست که این گام ها جزئی از یک لایه گردش کار هستند. شکل زیر این مفهوم را بهتر نشان می دهد. به عبارتی دیگر نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای تجاری (BPMS) دربرگیرنده و گسترش یافته رویکرد استفاده از Workflow که تنها قادر به تولید فرم دیجیتال و جمع آوری اطلاعات بوده میباشند و SharePoint Workflow میتواند بعنوان زیرساخت و سکویی مناسب برای راه اندازی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
تجربیات بنگاههای تجاری و سازمانهای دولتی در استفاده از SharePoint نیز نشان میدهد، این محصول علاوه بر اینکه ابزاری مناسب برای ذخیره، نگهداری و انتشار اطلاعات و اسناد میباشد، با شناخت خصوصیات و قابلیتهای گردش کار آن مانند هشدار از طریق پست الکترونیکی، مسیریابی مستندات، گردش کارهای چند مرحلهای، سریال و موازی، کنترل نسخه، ذخیره سازی و پیگیری فایلها و … می تواند برای ثمربخشی بیشتر سرمایه گذاری انجام شده، نقطه خوبی برای شروع استفاده از راه حلهای BPM و پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار سازمان باشد.