بسیاری از سازمانهای بزرگ تجاری یک سیستم ERP مانند Oracle، SAP، IFS و… را برای امور مالی و دارایی خود برگزیدند. این سیستمهای ERP به خوبی و به طور خودکار روند پیش نیازهای خرید (Purchase Requisition) ، سفارش خرید (Purchase Order)، رسید (Receipt) و پرداخت (Payment) را انجام می دهند.
زمانی که سازمان فقط از ERP برای کارهای مالی استفاده میکند یکسری خلاأ هایی احساس می شود ازجمله:
- بسته به نوع پرداخت، روند تصویب ممکن است متفاوت باشد. بعنوان مثال پروسه تایید ممکن است برای هر نوع پرداخت برای شرکتهای مختلف متفاوت باشد.
- فرآیند PR به PO و رسید به گواهی پرداخت در سیستم ERP انجام می پذیرد ولی فرآیند رسید پرداخت و گواهی آن به افراد تیم مالی خارج از سیستم با انجام میرسد و در بهترین حالت توسط کپی انواع مستندات انجام میپذیرد.
- روند حرکت فیزیکی صورتحساب وقت گیر و مستعد خطاست و ممکن است گاهی اوقات افراد نیز میتوانند به طور عمد وقفه در این فرآید ایجاد کنند.
- تاخیر در پرداخت میتواند بر روی عملکرد پیمانکاران و همچنین در اجرای پروژه نیز تاثیر داشته باشد.
برای پر کردن خلاء های بین سیستم ERP و روند پرداخت سیستم Invoice Tracking با قابلیتهای زیر ارائه می گردد:
- روال تایید شدن درخواستهای PO و PR بر اساس آغاز کننده فرآیند قابل تغییر است و میتوان افراد تایید کننده را کم و زیاد نمود.
- از جابجا شدن و گم شدن اسناد صورتحسابها و رسیدها جلو گیری خواهد شد.
- می توان روالهای مختلفی را برای پرداخت ها به انواع شرکتها تعریف نمود.
- تمامی مراحل از PO تا پرداخت قابل پیگیری، گزارشگیری، اعلان پذیری و حتی اگر کم کاری وجود داشته باشد قابل ارجاع به مقام بالاتر می باشد.
- قابلیت اتصال به سیستم موجود ERP برای دریافت اطلاعات مربوط به PO و پرداختها همچنین همگام سازی بین دو سیستم.
مزایا:
- مشاهده و گزارش گیری وضعیت صورتحسابها در لحظه
- یادآوریها و اعلانهای متعدد در سیستم باعث میشود که تاخیر ها در صدور صورتحساب به حد اقل برسد.
- کاهش خطاها در اعتبار سنجی اسناد
- پوشش کاستیهای ERP
- اطمینان از پرداخت به موقع در ایجاد روابطی محکم و انگیزه بالاتر در انجام پروژه